תהליך גיוס עובדים – איך למחזר קורות חיים?

תהליך גיוס עובדים הוא ארוך ודורש מאמצים, ומשאבים. כשפותחים משרה בשנית, אחרי שכבר עמלנו וגייסנו אליה, זה בד”כ ממש מתסכל. כמה זמן הפעם ייקח לגייס מועמד חדש ומתאים?
תנו לנו לספר לכם על “מחזור מועמדים“. תהליך המאפשר לגייס מועמד חדש לתפקיד שאויש בעבר בתוך שבוע (פלוס מינוס). סקרנים? קראו את המאמר הבא.

נקודת הפתיחה – צריך לגייס עובדים שוב

מי לא מכיר את זה, שוב נפתח התקן מחדש. העובד שעבדנו קשה לגייס סיים את התפקיד ואנחנו נמצאים באותה נקודה של תהליך גיוס – אותו התקן שוב.

השקענו רבות בפרסום, בין אם זה משאבים כספיים על פרסום משרות באתרי דרושים ורשתות חברתיות או בזמן שלנו. פרסמנו מודעות ברשתות חברתיות, עשינו סינון ומיון לקו”ח ועשינו ראיונות. עכשיו צריך לעשות את זה שוב. נורא מתסכל.

שיטות לגיוס עובדים

יש כל מיני שיטות לגיוס עובדים: יריד תעסוקה, קמפיינים ממומנים, גיוס בעזרת חברות השמה חיצוניות שיטות שעולות לנו לא מעט כסף. יש גם שיטות אחרות, שדורשות מאיתנו המון זמן ואנרגיה – כמו חיפוש מועמד בתוך החברה או קמפיין חבר מביא חבר. אבל כמדובר על גיוס למשרה שגייסנו אליה בעבר השיטה הטובה והמהירה ביותר היא פשוט “מחזור מועמדים”.

מה ששמעתם. אתם יכולים לגייס מועמד חדש לתפקיד ממועמדים “ישנים”, שהגישו בעבר מועמדות לאותה המשרה. תחשבו על זה רגע, להשתמש בקורות החיים הקודמים שעמלנו לאסוף ולגייס עובד חדש, בלי הרבה מאמץ, מתוך מי שהתעניין בעבר במשרה. כמה זמן זה יחסוך?!

מחזור מועמדים – איך עושים את זה?

כשנפתח תקן למשרה שאוישה בעבר, אלו סה”כ בשורות טובות. יש לכם כבר ניסיון בגיוס למשרה הזו והפעם יש לכם גם דאטה על מועמדים שמעוניינים במשרה. זו נקודת פתיחה מעולה לגיוס חוזר, דהיינו “מחזור מועמדים”. מה זה אומר בפועל?  אם אתם עובדים מסודר ומנהלים מאגר מועמדים, אתם יכולים להשתמש בדאטה ובקו”ח של מועמדים שהגישו בעבר מועמדות למשרה – כדי לעשות את הגיוס הרבה יותר מהיר ואפקטיבי.

ניהול מאגר מועמדים בצורה נכונה מאפשר למחזר את המועמדים ולפנות אליהם שוב. למתקשים להאמין, אלו שחושבים כעת בראש “כל המועמדים הישנים לא רלוונטים” אנחנו נסביר – המועמדים שפנו למשרה בעבר מתחלקים להרבה מאוד קטגוריות. 

חלקם לא התאימו בגלל שהיו להם הצעות אחרות או שאנחנו לא היינו מספיק מהירים. חלקם לא התאימו, כי לא היה להם מספיק ניסיון או שהמשרה הייתה להם רחוקה או שהשכר לא היה רלוונטי באותו הזמן. יכולים להיות מצבים שפשוט הם גיששו ולא היו סגורים על התפקיד. כמובן שיכול להיות שפסלנו אותם בתהליך או שהם פסלו אותנו.

למרות זאת, אחרי שעובר הזמן, התנאים שלנו ושלהם משתנים. אנחנו מבינים יותר את התפקיד ואת הצרכים וגם המועמדים מבינים יותר מה הם רוצים ומה הם פספסו. מה שלא התאים לנו או להם בעבר בהחלט יכול להתאים עכשיו.

כדי שתהליך “מחזור מועמדים” יהיה אפקטיבי, את מאגר המועמדים של הארגון מומלץ לנהל בתוך מערכת גיוס, תוכנה בה שומרים את הפרטים של המועמדים. התוכנה יוצרת לכל מועמד כרטיס ויודעת להוציא את הפרטים שלו (או שלה) כמו: מייל, טלפון, המשרה בה היה עניין ועוד פרטים אישיים רלוונטיים.

בתהליך גיוס עובדים באמצעות מערכת כזו ניתן לפלטר ולעשות חיתוך מדויק של הקהל אליו רוצים לפנות ולדוור. ניתן גם לשלב פילטרים, למשל:
כל המועמדים שפנו למשרה בטווח תאריכים מסוים + מילת מפתח רלוונטית בקורות חיים או השכלה רלוונטית או ניסיון רלוונטי וכו’.

מהתוכנה ניתן לשלוח מייל או סמס למועמדים שעמדו בדרישות – שמשרה חדשה המתאימה להם נפתחה ואם זה מעניין אותם או את חברים שלהם, הם מוזמנים לפנות.

מפתיע עד כמה התהליך הזה עובד מהר, בטווח של 24 שעות אחרי שליחת ההודעה, המועמדים מתחילים לחזור בנושא המשרה. 

אם נדבר באחוזים – בערך 10% מהמועמדים אליהם נשלחה פנייה למשרה יחזרו. אלו שיחזרו יהיו רציניים ויבואו במטרה להתקדם בתהליך. במילים אחרות, אם נשלחה הודעה ל-100 מועמדים, 10 בערך יצרו קשר. 10 מועמדים חמים ומדויקים שפנו למשרה בעבר, כך שהסיכוי למצוא מישהו מתאים הוא מאוד גדול.

מחפשים מערכת גיוס עובדים מומלצת? ניתן לקרוא על Civi שהיא תוכנת גיוס מעניינת מאוד שמשתמשים בה ארגונים מגייסים, חברות השמה והד-האנטרים כאן: מערכת גיוס מומלצת .