לנהל עסק של אישה אחת זה הרבה מעבר לביצוע בפועל של כל המשימות בכל הכובעים השונים שלנו, זה הרבה יותר גם מהג’ינגול הבלתי פוסק בין הבית, הילדים והעסק – לנהל עסק של אישה אחת – זו אמנות. שרון גולן בכתבה שתייצר לכם יותר יעילות בעסק ובחיים.

אחד הדברים שקרו לי שהפכתי לאמא לתאומות, זה שהייתי חייבת להפוך להיות עוד יותר מאורגנת ומתוכננת. ההורות עזרה לי מאוד להתפקס ולמקד את מה שאני רוצה לעשות ונתנה לי הרבה כלים איך לתעדף משימות, לתכנן תהליכים ולהספיק בכמה שעות בודדות ביום דברים שלפני זה היו לוקחים לי יום עבודה שלם ועוד קצת. 

אני יודעת שאני לא היחידה. אני יודעת שגם את עם השנים, צברת כישורים שעוזרים לך בעסק. אחד הכלים הכי חשובים שאני רכשתי ויישמתי כבעלת עסק עצמאי, היה לאמץ לי כלים שאני קוראת להם מיינדסט של יעילות.

מה הכוונה? עוד לפני שאנחנו ניגשות לתכנן לנו את השבוע, או את היום, אנחנו רוצות לוודא שאנחנו ניגשות לזה ברוגע, בחשיבה על הדרך שאנחנו הולכות בה, על הצעדים שחשוב לנו לבצע ומה באמת מקדם אותנו.

כשאנחנו עוצרות ומסתכלות על כל מה שיש לנו לעשות, בכל הכובעים שיש לנו, זה יכול להיות מרתיע, אז כדאי לקחת את הזמן בכל תחילת שבוע ותחילת יום, להבין מה באמת חשוב לנו לעשות, מה באמת יזיז את המחט, גם בעסק וגם בבית. לא כל דבר שיש לנו ברשימה הוא באמת כזה. 

איך עושים את זה? עם תכנון מראש, יצירת שיטות ותהליכי עבודה והכנסה של מערכות דיגיטליות לעסק.

מערכות דיגיטליות ושיטות עבודה

כשאת מחליטה שאת הולכת להיות המנכ”לית של העסק שלך, ולא רק העובדת, את מתחילה להסתכל על כל העסק כמכלול אחד, כמכונה שאת בונה. 

מה המאפיינים של עסק שעובד ביעילות של מכונה?

1. למכונה יש חלקים, שמתחברים אחד לשני ויוצרים תהליך וסדר. 
2. כל חלק במכונה יודע בדיוק מה הוא צריך לעשות ומתי.
3. אם משהו לא עובד בחלק מסוים, אפשר להוציא אותו ולתקן.
4. כשהעסק גדל, קל מאוד להעביר חלק מסוים במכונה למישהי אחרת, כי את יודעת בדיוק איך הוא עובד והדברים מוגדרים מראש.

אז תחשבי רגע על העסק שלך כמכונה:

מה הדברים שאת חוזרת עליהם מדי יום? מדי שבוע? מדי חודש?

האם יש לך סדר פעולות ידוע מראש לתהליכים שאת עושה מול לקוחות? האם הדברים כתובים לך איפשהו?

אם היית רוצה היום להכניס עובדת בעסק, כמה זמן היה לוקח לך לרכז את כל המידע שאת רוצה להעביר לה על התפקיד שלה?

כשאנחנו רוצות להגיע למצב שהעבודה שלנו בעסק יעילה, שאנחנו לא פוחדות לגדול ולהכניס עובדים כי יש לנו כבר ידיעה איך הדברים בכל חלק בעסק יכולים להתנהל גם בלי שנעשה אותם בעצמנו, כשיש לנו שיטות עבודה מוגדרות ושאנחנו עובדות עם מערכות דיגיטליות שתומכות בכל התהליכים האלה – גם הראש שלנו מתפנה ממחשבה על אינסוף משימות, אנחנו יכולות לקחת אחר-צהריים להיות עם הילדים בלי לפחד שפספסנו משהו, אנחנו יכולות לתכנן את העסק שלנו כמה חודשים קדימה ואפילו מעבר.

רוצה להגיע למצב הזה? רוצה להפוך את העבודה שלך על העסק להרבה יותר קלה וכיפית?

הנה כמה כלים שאת יכולה לאמץ כבר היום:

פוקוס מיינדסט – להתמקד במה שחשוב

שלב 1 – כתבי בצורה מסודרת ובמקום אחד (עדיף להתחיל מדף נייר ועט, עם כמה מרקרים צבעוניים, אני אוהבת פסטליים 😉) את כל הפרויקטים הגדולים שאת רוצה לעשות ברבעון הקרוב. עדיף להתמקד ב-1-2 דברים גדולים.

שלב 2 – כתבי תחת כל אחד מהפרויקטים את כל המשימות שאת יכולה לחשוב עליהן כרגע, שיידרשו כדי להשלים את הפרויקט (אפשר לכתוב גם רק את האבנים הגדולות של התהליך ולא לפרק ממש למשימות קטנות, רק שיהיה לך הבנה של מה נדרש ממך)

שלב 3 – כתבי לצד כל משימה כמה זמן את חושבת שהיא תיקח לך, תוך לקיחת הערכת זמן הכי ריאלית שאת יכולה, כדי להצליח לעמוד בה

שלב 4 – שבצי את המשימות ביומן, לפי סדר העדיפות שלהן

לעבוד עם כלים דיגיטליים – ההמלצות של שרון גולן

בחרי לך את הכלים הדיגיטליים שעוזרים לך להישאר ממוקדת ולדעת בכל יום מה את הולכת לעשות.

זה יכול להיות מערכת ניהול פרויקטים (אני אוהבת לעבוד עם אסאנה בשנים האחרונות), גוגל קלנדר, אחסון ענן שבו כל המידע העסקי מאורגן ועוד.

פחות קריטי מה הכלי עצמו, העיקר שהוא נוח, זמין ומאפשר לבוא בבוקר ולדעת בדיוק מה לעשות וכמה זמן בערך כל משימה תיקח לי.

קחי לך זמן לעבוד על העסק, לתכנן מה את רוצה להגשים, ומה המשימות שלך בכובעים השונים כמו שיווק, פיתוח מוצרים/שירותים, פיתוח עסקי, הפרויקטים של הלקוחות עצמם ועוד.. 

צרי תהליך מסודר סביב כל פעולה שאת עושה. לדוגמא בשיווק – בחרי את ערוצי השיווק שעובדים לך הכי טוב, והתחילי ליצור להם מאגר חומרים (ממה שכבר עשית עד היום, לא חובה להמציא את הגלגל כל הזמן) – שמרי טקסטים ותמונות לכל מוצר/שירות בתיקייה משלהם, תזמני מראש פוסטים כמה שאת יכולה וצרי פגישות עם עצמך לתכנן את הדברים קדימה ולא לחשוב כל הזמן על הכל מההתחלה.

הצטרפו לקבוצה של שרון גולן “לנהל עסק ביעילות” | לאינסטגרם של שרון גולן